Recomendaciones al momento de archivar

Buen día se solicita que para poder archivar  documentos se debe verificar que este cargada la respuesta del mismo con el recibido por parte del usuario o su respectivo soporte,como la guia de correo o el acuso de recibido si fue por correo electronico; como tambien  cargue de documentos con la firma del Jefe.Todo esto con el fin de que en la auditoria a realizarse proximamente no se encuentren novedades que obliguen a volver a ajustar el sistema.