Recomendaciones al momento de archivar

  • Buen día, se recuerda que por oficina se debe asignar una persona para que se acerque a la oficina de correspondencia por los documentos radicados por terceros a cada despacho, se debe pasar por la correspondencia el día siguiente de la fecha de radicación, recuerden que pueden llegar CDS y demás documentos que se deben tener en original.
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  • Para poder archivar documentos se debe verificar que: El documento de respuesta este firmado por el jefe, estar cargado por imagen principal, tener acuse de recibido por parte del usuario con nombre claro y fecha de recibido o tener su respectivo soporte de envió como: La guía de correo certificado, si fue enviado por correo electrónico, el correo debe ser guardado en formato PDF COMPLETO DONDE SE EVIDENCIE EL DOCUMENTO ADJUNTO Y SER UNIFICADO CON LA RESPUESTA, NO SE ACEPTAN FOTOS, IMAGENES TORCIDAS O ILEGIBLES; Todo esto con el fin de que en la auditoria a realizarse próximamente no se encuentren novedades que obliguen a volver a ajustar el sistema.